Veja passo-a-passo para redesenhar seu fluxo de trabalho e ganhar em eficiência
Workflow é uma palavra que está na boca de quem pensa em gestão empresarial. Em bom português, trata-se do fluxo de trabalho de sua empresa. Quando se conhece de modo detalhado todas as etapas do serviço que oferece são altas as chances de melhorar a eficiência desta entrega.
Afinal, para serviços como o de monitoramento de informações, qual a vantagem de penar neste fluxo? Os especialistas defendem que a padronização e um bom desenho do workflow garantem maior rapidez e precisão na execução dos processos, criando uma espécie de linha de produção, em que cada funcionário sabe exatamente em que atividade deve atuar. São ainda vantagens a fluidez do trabalho, a possibilidade de uma entrega antecipada, a redução de erros em etapas e até mesmo a identificação de processos desnecessários ou que exigem ajustes.
Por aqui já demos algumas dicas de softwares e de processos de automatização que podem ajudar nesta compreensão. Mas para pensar no redesenho do seu workflow, adaptamos um passo-a-passo e umas dicas do blog do software Clips (que é dedicado a gerenciamento de agências de comunicação). Veja as dicas de como criar um workflow.
1. Faça um inventário dos recursos disponíveis
Veja o que você já tem e o que será necessário providenciar. Essa medida é essencial para aproveitar as potencialidades da empresa e também para reconhecer quais são as questões que demandam melhorias. Para fazer o levantamento, considere variáveis como o tempo disponível, a quantidade de profissionais na equipe, os conhecimentos dos profissionais, materiais que podem ser utilizados, softwares e programas nos computadores, capital e investimentos necessários.
2. Documente os processos
Nesta etapa, você registrará as etapas do fluxo de trabalho e listará todos os passos do processo produtivo, colocando-os em ordem cronológica. Verifique quanto de cada recurso é investido em cada prática (use as informações do inventário). É importante registrar quais são as tarefas que dependem umas das outras.
3. Crie um mapa para orientar os procedimentos
Com todas as informações reunidas até agora, você esquematizará as etapas do trabalho. Faça conexões entre processos interdependentes e preserve a ordem cronológica. Organize tudo de forma bem visual, como um fluxograma. É importante lembrar de fazer revisões frequentes em todas as etapas da montagem do workflow para evitar erros no trabalho final. Com o apoio de softwares de gestão integrados você terá informações mais acessíveis para a composição do esquema.
4. Avalie os resultados
A avaliação de resultados é uma etapa muito importante do processo. Nela você poderá verificar se os fluxogramas moldados estão coerentes, se eles estão esquematizados de forma clara e objetiva, se há alguma imprecisão e se os colaboradores entendem o fluxograma com facilidade. Após apresentar a ferramenta disponível para o time, observe também se houve melhorias no meio laboral com a implementação do workflow. Peça para os colaboradores um feedback sobre a ferramenta, pois assim será possível promover o aprimoramento contínuo
Algumas pontos de atenção neste processo: evite a repetição de processos; seja cuidadoso com a diagramação da informação; formule uma boa legenda; capacite os colaboradores.
Essa postagem é parte da série sobre aumento da produtividade com o uso de tecnologias, que terá novos conteúdos às segundas-feiras. Confira as últimas postagens da série:
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