21/01/2019 10:36
Automatização de tarefas repetitivas podem melhorar a eficiências do monitoramento
Softwares e ferramentas online podem liberar a equipe para atividades mais criativas, analíticas, de capacitação ou até mesmo no desenvolvimento de novos produtos e serviços
Impulsionar a performance de um negócio envolve a identificação de oportunidades de otimização do tempo e do dinheiro investidos nele. Uma forma de alcançar esse objetivo é com a identificação de tarefas que são repetitivas e de baixo ou médio risco para a atividade final, permitindo a adoção de ferramentas simples de automatização – as atividades de maior impacto para o produto do negócio requerem maior atenção e processos de automatização sofisticados.
A automatização de tarefas é amplamente incentivada nos estudos sobre Gestão de Processos de Negócios e consiste basicamente na possibilidade de executar, com igual ou maior eficiência, uma tarefa rotineira sem a necessidade de intervenção de uma pessoa. Aquilo que a indústria adota desde sempre, com máquinas e robôs, ganham espaço também nos escritórios com softwares e ferramentas disponíveis na internet.
Uma atenção necessária é avaliar quais os processos podem ser automatizados. O site Gestão em Sintonia propõe a observação de três critérios básicos, que podem ser estudados a partir de três perguntas:
- A tarefa é repetitiva?
- Existem regras claras para sua execução?
- Quanto de valor ela agrega ao produto final?
As vantagens para a automatização das tarefas incluem a redução de custos, de erros e retrabalhos, mas exigem paciência para serem acomodadas na empresa, devido ao tempo necessário de implantação e ajustes da tecnologia escolhida. O tempo que se ganha das horas de trabalho dos funcionários com a automatização de tarefas repetitivas pode ser convertido em atividades mais criativas, analíticas, de capacitação ou até mesmo no desenvolvimento de novos produtos e serviços.
O processo de automatização de tarefas pode ser feito de modo simples encontrando e configurando um programa adequado às suas necessidades (abaixo segue a lista de alguns exemplos), ou com a contratação de um profissional de TI (Tecnologia da informação) ou os chamados programadores, que use um script escrito em linguagem de programação para realizar o que o cliente precisa. Em geral, esses scripts são desenhados atendendo a seguinte lógica: se ocorrer X ou atendendo a condição Y, execute Z tarefa.
Listamos algumas dicas de softwares, ferramentas e funcionalidades que podem ser úteis para automatização de atividades ligadas ao monitoramento de informações.
Use o Excel como aliado
Criar Macros no Excel é uma poderosa opção de automatização. As Macros executam tarefas pré-programadas, geralmente acionadas através de um “botão”. As tarefas precisam ser possíveis de execução no programa da Microsoft, desde cálculos, passando pela inserção automática de dados (como a data a e a hora atual), até a geração de gráficos.
Explore os recursos online do IFTTT
O IFTTT é um dos mais populares serviços online de automatização. Sua sigla, do inglês If This Then That, deixa claro como ele funciona: se isso, então aquilo (em livre tradução). Conectado com serviços como o Gmail e as ferramentas do Google Drive, redes sociais, blocos de notas e até celulares, ele é capaz de programar milhares de ações que são disparadas sempre que o gatilho programado acontece. Um exemplo: Toda vez que seu celular entrar em uma determinada localização é possível programar para o IFTTT adicionar uma nova linha em uma planilha com a hora e o local.
Deixe o gerenciamento de arquivos para as maquinas
PureSync é um software gratuito que realiza backup automático de arquivos em diferentes unidades de disco, como HDs externos e outros dispositivos. É possível, por exemplo, agendar o horário da criação do arquivo de segurança. Serviços como o Dropbox e o Google Drive também já oferecem aplicações próprias que fazem o backup tanto de dispositivos como de pastas locais do computador, além de haver softwares como o Limagito e o DropIt que também gerenciam automaticamente arquivos. Já o AutoDelete também é gratuito e pode ser configurado para, a partir de algum horário ou para determinadas extensões de arquivo, limpar o computador.
Treine seu computador
DoItAgain, Macro Creator e Actions são programas que gravam e executam tarefas repetidas que são feitas no computador, desde executar tarefas no Excel, baixar arquivos, até buscar informações em uma pasta. Em geral, esses programas funcionam da seguinte forma: você executa no computador a tarefa uma ou algumas vezes e o programa aprende e repete os comandos.
DragKing: o copiador
Imagina economizar no comando Ctrl+C se você precisa copiar um grande volume de textos? Isso é o que faz DragKing, um programa simples que leva para a área de transferência todo o texto selecionado, sendo necessário apenas colar a informação no local desejado.
Essa postagem é parte da série sobre aumento da produtividade com o uso de tecnologias, que terá novos conteúdos às segundas-feiras. Confira as últimas postagens da série:
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Fonte: Alexandro Mota